Den ultimate konferanseguiden

Er du en nybegynner når det kommer til å arrangere en konferanse? Kanskje trenger du bare en oppfrisker? Uansett så vil denne ultimate guiden hjelpe deg til en vellykket konferanse – fra planlegging til gjennomføring.

Lag en oversiktlig plan

Før du starter: still deg selv noen viktige spørsmål!

  • Hva er formålet med konferansen?
  • Hvem arrangerer vi for?
  • Hva skal den inneholde?
  • Hva kan den koste?
  • Hvordan skal den planlegges?

Sørg for å lage en god plan slik at du har full oversikt over arrangementet. Du kan f.eks bruke Excel eller andre anbefalte prosjektstyringsverktøy. Det er viktig å ha en god oversikt over alt konferansen skal inneholde med alt fra lokaler, mat, aktiviteter og underholdning til transport og påmeldingssystem, og ikke minst de økonomiske rammene.

Sett opp et realistisk budsjett

Å lage et realistisk budsjett krever en hel del research. Du bør sammenligne pris på de ulike leveransene som lokaler, mat, eventuell underholdning og aktiviteter.

Det er også viktig å se på pengestrømmen. Skal konferansen ha billettinntekter eller sponsorer? Hvor mye skal du bruke på markedsføring kontra gjennomføring? Skal du bruke timer internt i bedriften, eller skal dere benytte et profesjonelt byrå?

Ofte kan det lønne seg å vurdere kostnadene for interne og eksterne ressurser opp mot hverandre.

Trenger du hjelp til å sette opp et budsjett?
Last ned vår budsjettmal gratis ved å skrive inn eposten din eller kontakt oss for veiledning.

Fordel oppgaver og sett tidsfrister

Bestem hvem som skal være med på planleggingen. Det kan være lurt å lage en prosjektgruppe med en dedikert prosjektleder. Etabler målsetning, milepæler og ansvarsområder.

Start planleggingen god tid i forveien og vær fleksibel i planleggingsfasen. Husk at det kan være at drømmehotellet deres er opptatt, eller at undeholdningsinnslaget dere håpet på ikke har anledning. Vær derfor tidlig ute, og ha gode back-up løsninger.

Finn et godt tidspunkt

Tenk på hvem du arrangerer for, og når du tror at det vil passe best for flesteparten av gjestene dine.

Ha ting som fellesferier, årsavslutning, julebordsesong, skoleavslutninger  med i vurderingen.

Dersom du arrangerer for en bedrift, så er det lurt å se når på året bedriften har en rolig periode.

Finn det perfekte stedet

Finn det perfekte lokalet eller hotellet som passer best til din konferanse.

Vurder ut i fra størrelsen på konferansen, type konferanse, beliggenhet, aktivitetetstilbud, serveringstilbud, service og  pris.

Les også: Vi anbefaler noen av Norges beste konferansehotell

Lag en oversiktlig gjesteliste

Lag en detaljert gjesteliste for arrangementet med nødvendig informasjon som fullt navn, arbeidssted, evt stilling og e-post adresser.

Her kan du etterhvert fylle inn mer informasjon som matallergier, spesielle ønsker osv.

Sett opp et spennende program

Sørg for å lage et spennende konferanseprogram.

  • Tenk på hvem gjestene dine er.
  • Hva er konseptet?
  • Skal dere har aktiviteter?
  • Hva slags mat skal dere servere?
  • Skal det være underholdning, og i så fall hvilken type?

Husk at du må være tidlig ute for å booke foredragsholdere, underholdning, konferansier osv.

Send ut invitasjoner og markedsfør konferansen

Så snart du har dato og sted klart kan du sende ut invitasjoner med “save the date”.  Når programmet er klart kan du sende ut den offisielle invitasjonen.

Sørg for å ha en plan for hvilke kanaler du skal markedsføre konferansen i og hvordan du skal bruke dem. Skal du ha en egen konferanseapp? Hvordan skal du bruke sosiale medier? Hvilke tidspunkt skal budskapene ut?

Kanaloversikt:

Sørg for god deltagerservice

Ikke noe er viktigere enn god kommunikasjon. Sørg for at du har et velfungerende system for deltagerservice slik at du kan kommunisere godt mot gjestene hele veien.

Det er viktig å tenke på om du har behov for et påmeldingsskjema for registrering av deltakere, foredragsholdere, gjester, utstillere osv, om det er behov for booking av hotell, om det er nødvendig med betalingsfunksjon via faktura eller kredittkort, eller andre tilrettelagte tekniske løsninger.

Ha en god kjøreplan og kjør på!

Det er alt som trengs for å gjennomføre en bra konferanse!

Trenger du en budsjettmal?
Last ned vår budsjettmal gratis ved å skrive inn eposten din eller kontakt oss for veiledning.